Fernanda Barboza de Castro

A TI como instrumento de apoio aos processos Administrativos

O presente artigo visa apresentar a importância da Tecnologia da Informação no gerenciamento das empresas de forma eficaz, demonstrando os benefícios e suas consequências para a melhoria dos processos de trabalho. 

Vivemos em um mundo globalizado. Tudo o que a sociedade requer e necessita é inventado, criado, desenvolvido, produzido e comercializado pelas empresas.

No início, a computação era um mecanismo que tornava possível automatizar determinadas tarefas em empresas multinacionais e nos meios governamentais. Com o avanço tecnológico, as grandes máquinas começaram a perder espaço para equipamentos cada vez menores e mais poderosos. A evolução das telecomunicações permitiu que, aos poucos, os computadores passassem a se comunicar, mesmo estando em lugares muito distantes geograficamente. Como conseqüência, tais máquinas deixaram de simplesmente automatizar tarefas e passaram a lidar com Informação.

A Tecnologia de Informação (TI) veio a este mercado tão competitivo para somar. E hoje é um dos componentes mais importantes do ambiente empresarial, sendo essencial para os três níveis da empresa (estratégico, tático e operacional). (ALBERTIN; 2009) ressalta que o uso da TI deve estar relacionado com as necessidades da empresa, de forma que contribua para seu desempenho e lucratividade.

O incremento no fluxo comercial mundial tem como principal fator a modernização da Logística. Os transportes, especialmente o marítimo, pelo qual ocorre grande parte das transações comerciais de importação e exportação possui uma elevada capacidade de carga, que permite também a mundialização das mercadorias,.

Diante dessas mudanças, as empresas podem reagir de forma construtiva norteando suas ações pelo princípio de flexibilidade na análise de situações. Cabe ao gestor estar atento e bem informado a respeito de suas obrigações no papel de sua gestão, buscando sempre uma forma de alcançar a excelência em suas ações e operações.

Os Administradores devem analisar o sistema organizacional que correspondem os recursos humanos, materiais, financeiros e tecnológicos que são responsáveis pela manutenção do funcionamento do sistema, no sentido de cumprir a missão, a visão e os valores da empresa. São eles que estabelecem os objetivos da organização e as preparam para as mudanças procurando adaptá-las a um ambiente cada vez mais dinâmico e imprevisível.

Com o passar dos anos, muitas teorias administrativas e modelos de gestão foram idealizadas, transformando o dia-a-dia das empresas e das pessoas. Esse conjunto de atividades são orientadas para resultados, ligados por sistemas de informações e influenciados por um ambiente externo, com o qual o sistema organizacional interage permanentemente.

É de suma importância que as organizações estejam atentas as forças do macroambiente, compreendendo os padrões que afetam o poder de compra das pessoas e suas necessidades. Esse amplo sistema abrange aspectos demográficos, culturais, sociais, econômicos, tecnológicos, físicos e ecológicos.

O Administrador deve ter conhecimento e noções de Finanças, Marketing, Operação e Produção, Tecnologia da Informação, Gestão de Pessoas, Logística, Economia e Contabilidade.

A Tecnologia da Informação, por sua vez, gera novos mercados de atuação para as empresas, os Sistemas de Informações Gerenciais transformam dados em informações que auxiliam no processo decisório da organização. Um Sistema Integrado que forneça informações aos Administradores é importante especialmente para o planejamento e o controle, pois estão ligados ao sistema físico-operacional e surgem da necessidade de desenvolver as operações fundamentais da empresa, por exemplo, os sistemas de controle de banco de dados, controle de estoques , de planejamento e produção.

Os Administradores usam diferentes instrumentos e métodos de controle para lidar com as diversas atividades e elementos da organização. Esses instrumentos e ferramentas gerenciais utilizados no controle do desempenho organizacional são conhecidos como controle financeiro, sistemas de informação gerencial, a auditoria, o balanced scorecard e o benchmarking.

A organização precisa fazer uso da informação, sabendo identificar qual a serve para usufruir de maneira adequada. Já alertava Beal (2009) que a informação é um patrimônio, ela agrega valor à organização. Não se trata de um monte de bytes aglomerados, mas sim de um conjunto de dados classificados e organizados de forma que uma pessoa ou uma empresa possa tirar proveito. A informação é inclusive um fator que pode determinar a sobrevivência ou a descontinuidade das atividades de um negócio. E isso não é difícil de ser entendido. Basta imaginar o que aconteceria se uma instituição financeira perdesse todas as informações de seus clientes.

O Sistema de Informação Gerencial é um método que torna disponível para a Administração as informações precisas necessárias para facilitar o processo de tomada de decisão e para dar condições para que as funções de planejamento, organização, controle e direção sejam executadas de maneira eficaz.

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Nesse contexto, a gestão da informação centrada em aspectos organizacionais e não meramente tecnicistas se destaca fortemente. McGee e Pruzak (apud Rech, 2001, p. 20) reconhecem que “o gerenciamento da informação é um fator de competitividade”. (PORTER, 1986, p. 83) considera “crucial a utilização efetiva da TI para a sobrevivência e a estratégia competitiva das organizações”.

Os Sistemas de Informações como geradores de informação de caráter decisório, podem trazer outros benefícios para a empresa, especialmente na área Financeira, pois reduzem os custos das operações e propiciam relatórios mais precisos e rápidos. A administração dos recursos – materiais, humanos e financeiros – pode ser realizada com mais rapidez e precisão com a utilização da TI (DIAS, 1998) . Outras áreas também são contempladas pelos benefícios do Sistema como a Logística Empresarial, Contabilidade Gerencial e Recursos Humanos.

Entre os benefícios do sistema estão:

- Melhoria da produtividade nos processos de trabalho

- Melhoria nos serviços realizados e oferecidos, respostas mais rápidas e precisas

- Melhoria no fluxo de informação, na adaptação da empresa para enfrentar os acontecimentos não previstos nos projetos e processos de trabalho.

-  Melhor interação entre os gestores 

- Contribui também para o aumento do nível de motivação das pessoas envolvidas nos processos de trabalho, diminuição de retrabalho.

- Gerenciamento  dos riscos, diminuição do risco de fraude financeira, relatórios mais precisos e maior controle de dados financeiros. 

CONCLUSÃO

O artigo se conclui em uma breve análise de como tem sido fundamental para as empresas utilizarem o sistema de informação adequado, que atenda de forma eficaz e eficiente suas demandas, acompanhando as mudanças e transformações do mercado associado a era da tecnologia da informação.

Para as organizações se manterem competitivas neste mercado que oscila a cada dia, elas têm que acompanhar as mudanças que ocorrem em torno dela. A Tecnologia mostra-se cada vez mais inovadora. Se as organizações não souberem utilizá-la a seu favor, irão perder seus espaços.

Os gestores contemporâneos tem uma função importante, identificar a tecnologia adequada e rentável para o seu segmento de mercado, para que esta atenda as reais necessidades da empresa, sabendo que irá influenciar toda a cultura e estrutura organizacional. É necessário um planejamento estratégico identificando os benefícios e possíveis falhas na implantação dessas tecnologias.

https://www.youtube.com/watch?v=DWxu_Erw3ps

REFERÊNCIAIS

Idalberto Chiavenato, Os novos Paradigmas: Como as mudanças estão mexendo com as empresas. São Paulo, Atlas, 1996, p. 260.

Furtado, Maria José, Guia das melhores empresas do Brasil para trabalhar, 1997, p. 76-80.

John Naisbit, O paradoxo global, Rio de Janeiro, Editora Campos, 1991.

BEAL, ADRIANA. O sistema de informação como estratégia empresarial. São Paulo: Atlas, 2001.

DIAS, D. Motivação e resistência ao uso da tecnologia da informação: um estudo entre gerentes. In: ENCONTRO NACIONAL DA ASSOCIAÇÃO NACIONAL DOS PROGRAMAS DE PÓSGRADUAÇÃO EM ADMINISTRAÇÃO, 22.1998, Foz do Iguaçu. Anais. Foz do Iguaçu: ANPAD, 2000.

FREITAS, H. M. As tendências em sistemas de informação com base em recentes congressos. Porto Alegre: READ – Revista Eletrônica de Administração. Porto Alegre, n. 13. Disponível em: .

LAUDON, K. C.; LAUDON, J. P. Sistemas de Informação. Rio de Janeiro: LTC. 1999.

RIBEIRO, M. T. F. et al. Tirando Lições da História para Compreender os (Des)caminhos do Processo de Difusão da TI : Um Olhar Sobre as Cooperativas de Cafeicultores. In: ENCONTRO NACIONAL DA ASSOCIAÇÃO NACIONAL DOS PROGRAMAS DE PÓS-GRADUAÇÃO EM ADMINISTRAÇÃO, 25. 2001, Campinas. Anais. Campinas: ANPAD, 2001.

Autora: Fernanda Castro

Fonte: Portal Administradores